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Importancia de crear manuales para empresas

Al momento de comenzar, gran cantidad de empresas consideran que no son necesarias las herramientas administrativas como medios de comunicación para su buen funcionamiento. 

No obstante, y en la medida en que van creciendo más allá de contar con ellas, no les dan el uso adecuado por la carencia de conocimiento relacionada con su operación, también por falta de tiempo para ser revisadas, la costosa inversión en su elaboración o actualización, o bien, por la experiencia que han recabado durante años de trabajo considerando que ya no son necesarios, solo por mencionar algunos factores. 

La consecuencia directa de todo ello es la mala comunicación por la falta de una guía estructurada o un instructivo con el que se capacite y oriente al personal que labora en las diferentes actividades que implican una empresa, a fin de alcanzar un mejor desempeño. Pero, es importante conocer cuáles son esas herramientas de comunicación administrativas, el objetivo de las mismas, su clasificación y función de cada una de ellas. 

Ante tales cuestionamientos, será posible conocer e identificar los medios de comunicación que podrán ser implementados y cuál es el objetivo de cada uno de ellos para alcanzar mejores resultados. Los manuales funcionan como un instrumento importante en la administración ya que persiguen la mayor eficiencia y eficacia en la ejecución del trabajo que se asigna al personal para alcanzar los objetivos de cualquier empresa, así como la de las unidades administrativas que la constituyen. 

Esencialmente, un catalogo empresarial ejemplos representan el medio de comunicación de todas las decisiones suministradas por la administración y que hacen referencia a las políticas, organización y procedimientos. En la administración moderna, el volumen y la frecuencia de estas decisiones han continuado en aumento. 

De acuerdo al autor Duhalt K. M. El manual se define como “un documento que contiene en forma ordenada y sistemática información y/o instrucciones sobre historia, políticas, procedimientos, organización de un organismo social, que se consideran necesarios para la mejor ejecución del trabajo”. 

Mientras que para Enrique B. Franklin, los manuales administrativos vienen a ser “documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática, información de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, etc.), así como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas”. 

De acuerdo a la clasificación y grado de detalle que presenten los manuales es posible que se puedan alcanzar los siguientes objetivos: 

  • Presentar una visión de conjunto del organismo social 
  • Precisar las funciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades
  • Evitar duplicaciones y detectar omisiones 
  • Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo 
  • Permitir el ahorro de esfuerzos en la ejecución del trabajo, evitando la repetición de instrucciones y directrices 
  • Proporcionar información básica para la planeación e implantación de reformas
  • Facilitar el reclutamiento y la selección de personal
  • Servir de medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas áreas 
  • Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.